Introductiedossier voor een kandidaat: cv, motivatie en bevindingen in één PDF.

Wat is een introductiedossier?

Een introductiedossier is één PDF die vier onderdelen combineert: een voorblad met de harde feiten (salarisindicatie, opzegtermijn, beschikbaarheid), het cv van de kandidaat, de motivatiebrief waarin de kandidaat zelf uitlegt waarom deze rol hem past, en de gespreksbevindingen van de adviseur — de eigen inschatting na het intakegesprek: motivatie, cultuurfit, sterke en zwakke punten.

Dat is meer dan een kaal kandidaatprofiel, en dat is precies het punt. Bij bulk-voordracht — een uitzendbureau dat tientallen kandidaten per week voorstelt — is snelheid belangrijker dan diepgang: een profiel met 6 resultaat-bullets per rol volstaat. Bij een individuele voordracht — executive search, interim, een maatwerkplaatsing waar de klant één kandidaat tegelijk beoordeelt — wil de klant weten hoe het gesprek voelde, niet alleen wat er op het cv staat. Dan is een dossier de juiste vorm.

Waar het misgaat als je dit handmatig doet

Bij bureaus die op deze manier werken, lopen er meestal twee mensen doorheen: een adviseur die de bevindingen van het gesprek optekent, en een projectmedewerker die het cv, de motivatie en die bevindingen samenvoegt tot één PDF in de huisstijl. Twee mensen betekent een overdracht, en een overdracht betekent wachttijd. Op een drukke dag — bijvoorbeeld vlak voor het weekend, wanneer de meeste dossiers de deur uit moeten — is dat precies het moment waarop de projectmedewerker niet beschikbaar is en het dossier blijft liggen.

Ondertussen sluipt er een tweede risico in: bij handmatig knip-plakwerk uit een mapstructuur met meerdere revisies wordt weleens een verouderde versie van het cv gepakt. Niemand controleert dat bewust bij elk dossier — het gebeurt gewoon, en de klant ziet het pas als de kandidaat zelf de fout meldt.

Een derde, stiller probleem: de basisvelden op het voorblad missen uniformiteit. De ene adviseur zet er het maandsalaris op, de andere het bruto jaarsalaris, een derde noemt allebei zonder aan te geven welk bedrag welk is. Voor een klant die tien van deze dossiers naast elkaar legt om te vergelijken, is dat verwarrend — en voor wie ze samenstelt is het geestdodend werk: hetzelfde format opnieuw uitvinden, per kandidaat, per adviseur.

De opbouw van een goed introductiedossier

Vier secties, in deze volgorde, elk met een duidelijke regel voor wat erin hoort:

1. Voorblad. Functietitel of rol, salarisindicatie in één vaste eenheid (kies bruto per maand óf bruto per jaar en gebruik die consequent — niet allebei door elkaar), opzegtermijn, beschikbaarheid (vanaf-datum en uren per week), eventueel wensen zoals regio of contractvorm. Een leeg veld is beter dan een geraden getal: laat weg wat je niet zeker weet.
2. Cv. Twee opties, afhankelijk van hoe zwaar je klant leunt op de exacte formulering van de kandidaat: herschrijven naar impact-bullets (maximaal 6 per rol, dezelfde regel als bij een gewoon kandidaatprofiel) of getrouw structureren — hetzelfde vaste schema, in een nieuwe PDF-layout in je huisstijl, met de bewoording zoveel mogelijk behouden en alleen evidente spelfouten gecorrigeerd.
3. Gespreksbevindingen. Jouw eigen inschatting na het gesprek. Ook hier twee opties: samenvatten tot maximaal 6 bullets als je aantekeningen langer zijn dan een paar zinnen, of letterlijk overnemen als ze al kort en scherp genoteerd staan.
4. Motivatiebrief. Als losse, herkenbare sectie in de eigen woorden van de kandidaat — niet vermengd met jouw bevindingen. De klant moet in één oogopslag kunnen zien welk stuk van de kandidaat komt en welk stuk van jou.

Deze indeling — kop, resultaten, onderbouwing — is dezelfde logica als bij een gewoon voorstel. Hoe je die leesvolgorde opbouwt staat uitgewerkt in Kandidaat voorstellen aan een klant.

De AVG-kant kort

Een introductiedossier bevat meer herleidbare informatie dan een kaal profiel: salarisindicatie, gespreksbevindingen en een motivatiebrief zijn allemaal persoonsgegevens zodra ze aan een kandidaat te koppelen zijn. Dezelfde route als bij een gewoon voorstel geldt: toestemming per voorstelronde, niet meer delen dan nodig, een bewaartermijn afspreken. De volledige regels staan in Mag ik een cv doorsturen naar een klant? Omdat een dossier persoonlijker is dan een kaal profiel, is expliciete toestemming van de kandidaat hier extra belangrijk — vraag het gericht, per klant, niet in algemene zin.

Hoe SignalMatch dit doet

De kandidaat-flow van SignalMatch is één upload-flow voor precies dit scenario: één cv, een motivatiebrief (als PDF of geplakte tekst) en je eigen gespreksbevindingen gaan er samen in. Het voorblad wordt automatisch samengesteld, met lege velden weggelaten in plaats van geraden — geen giswerk meer over wat de ene adviseur wel en de andere niet invulde. In de motivatiebrief worden aanhef en afsluiting automatisch weggelaten, zodat alleen de kern overblijft. Alles rendert in je eigen huisstijl, en na generatie zijn voorbladvelden en bevindingsbullets los te bewerken; de cv-bullets zijn dat ook, in de modus Herschrijven. Pas aan en render opnieuw, zonder los Word-document erbij te houden.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een kandidaatprofiel en een introductiedossier?

Een kandidaatprofiel is het herschreven cv alleen — werkervaring in resultaat-bullets. Een introductiedossier voegt een voorblad met kandidaatgegevens, de motivatiebrief van de kandidaat en de gespreksbevindingen van de adviseur toe, in één PDF. Gebruik een dossier bij een individuele voordracht waar de klant meer context wil dan alleen het cv; een kaal profiel volstaat bij bulk-voordracht.

Moet ik gespreksbevindingen samenvatten of letterlijk overnemen?

Het kan allebei. Vat samen tot maximaal 6 bullets als je bevindingen langer zijn dan een paar zinnen, of neem ze letterlijk over als ze al kort en scherp genoteerd zijn. Dezelfde keuze geldt voor het cv: herschrijven naar impact-bullets (met de bullet-editor achteraf), of getrouw structureren — bewoording zoveel mogelijk behouden, alleen evidente spelfouten gecorrigeerd, zonder bullet-editor.

Is een introductiedossier AVG-proof te maken?

Ja, met dezelfde route als een gewoon kandidaatvoorstel: toestemming per voorstelronde, niet meer gegevens delen dan nodig, en een bewaartermijn afspreken. Omdat een dossier meer persoonlijke informatie bevat — salarisindicatie, motivatie, bevindingen — is expliciete toestemming van de kandidaat hier extra belangrijk.